Publikováno: 25.1.2016

Správa dokumentů

Obsah:

• Vlastnosti workflow engine Orgnes DMS
• Jaké jsou obvyklé nevýhody systémů na správu dokumentů konkurence?
• Jak tyto nevýhody eliminuje naše řešení

Vlastnosti workflow engine Orgnes DMS

• Organizační struktury pro týmy a role – každý tým či role mohou mít svoji strukturu adresářů. Struktura adresářů konkrétního uživatele – finální katalog je pak suma těchto nastavení.
• Oblíbené položky – odkazy na jednotlivé dokumenty z katalogu uživatele je možné publikovat do panelů oblíbených položek řiditelně všem členům týmu (ů), všem uživatelům s nějakou rolí apod. Uživatel si může oblíbené položky dále individuálně přizpůsobovat.
• Pohledy - příspěvky ve složkách lze publikovat buď jako obvyklou tabulku, dále jako kalendář či graf. Vhodnost pohledu je dána tím, jaká další data jsou v příspěvcích obsahující dokument či dokumenty evidovány. Způsob zobrazení je řiditelný.
• Hledání – hledání příspěvků dokumentů dle fulltextu v kombinaci s jinými evidovanými vlastnostmi.
• Definice formulářů - libovolná definice formulářů pro evidenci dokumentu a dalších užitečných hodnot. Jeden příspěvek může mít více formulářů. Příklad: dokument s životopisem může být ve formuláři, kde se zároveň eviduje jméno, příjmení, datum narození apod. Ve formuláři může být odkaz na jiné příspěvky s jinými dokumenty. Například na nadřízeného apod. Formulář v sobě může mít nastavena pole Platnost od, Účinnost od, Územní platnost apod.
• Workflow - libovolná definice pracovního postupu automatizujícího spolupráci během životního cyklu dokumentu. Na základě typu dokumentu lze definovat pracovní postup, který automatizuje spolupráci. Pracovní postup hledá na základě:
  • stavu vyplnění formuláře evidujícího dokument a další užitečné hodnoty a
  • aktuálního stavu plnění úkolů pracovního postupu
    další přidělitelné úkoly. Dle definic těchto úkolů hledá pracovníka či pracovníky, kteří by mohli úkol splnit. Dle nastavení rozesílek sleduje, zda nastala v souvislosti s životním cyklem úkolu (přidělen, splněn, splnění odmítnuto, podmínky přidělení pominuly – úkol již není platný, úkol odebrán a přidělen někomu jinému, apod.) taková událost, která má nastavenu nějakou obslužnou akci, například rozeslání avíz a provádí je. U rozesílání avíz lze nastavit posun okamžiku odeslání upozornění v souvislosti s nějakým datumovým polem v příspěvku: například kolonky Datum příští revize.
    
    Příkladem takto definovaných úkolů je například povinnost zaškrtnout kolonku Schvaluji uživatelem s nějakou rolí nebo kolonku Beru na vědomí apod.

• Eskalace – nesplněné úkoly mohou eskalovat různým mechanismem eskalací: upozornění nadřízenému, nové upozornění na nesplněný úkol pracovníkovi apod.
• Nastavení práv – pomocí ACL pravidel lze nastavovat práva jak k příspěvkům jako celku tak k jednotlivým kolonkám příspěvku. Díky tomu lze definovat, že například určitá role může příspěvek pouze aktualizovat, jiná i označit jako smazaný. Další může měnit pouze dokument, nikoli ale kolonky odpovídající například datu zahájení účinnosti dokumentu. Díky tomu lze nastavit libovolný model bezpečnosti.
• Verzování – každá kolonka ve workflow engine Orgnes si pamatuje historii všech svých hodnot a to včetně kolonky na dokumenty. V příspěvcích lze nastavit i sofistikovanější model verzování, kdy určitá verze může platit s různou například územní platností (pobočka A versus pobočka B apod.).
• Pohodlí – dokumenty jsou dostupné pomocí protokolu WebDAV. Díky tomu se uživateli otevírají v oblíbeném editoru, typicky v MS Word nebo v MS Excel. Má-li uživatel potřebná oprávnění, pak uložení probíhá nikoli do lokální kopie nějakého TEMP adresáře, ale přímo zpět do databáze workflow engine Orgnes na serveru. Dokumenty tedy není potřeba do systému složitě vracet.
• Diskuse – každý příspěvek ve workflow engine Orgnes lze diskutovat. Diskusní příspěvek je tedy přímo navázán na konkrétní dato v systému. Lze tedy najít všechny diskusní příspěvky týkající se nějakého příspěvku v systému například Normy 123. Diskusní příspěvky jsou distribuovány pomocí kanálů. Tím lze nastavit, že uživatel mající příslušnou normu na starost, se dotaz od čtenáře dozví a může na něj reagovat.

Jaké jsou obvyklé nevýhody systémů na správu dokumentů konkurence?

• Vytvořit obsah dokumentu je těžké. DMS systém s tvorbou obsahu uživateli nijak nepomáhá.
• Vytvořený obsah je strojově téměř nezpracovatelný. Lze sice najít dokument, který obsahuje například text „Role Vedoucí skladu″, ovšem typický konkurenční DMS systém nedokáže zodpovědět například následující jednoduchou otázku: Co všechno v naší společnosti provádí role Vedoucí skladu? Tzn.:
  • Najdi všechny vnitrofiremní dodavatelsko-odběratelské vztahy, ve kterých role Vedoucí skladu figuruje jako dodavatel.
  • Publikuj výsledek ve formě tabulky. V prvním sloupečku bude rolí poskytovaný produkt či služba. Ve druhém sloupečku budou role odběratelů.
  • Typický konkurenční DMS systém neumí s daty dále pracovat a analyzovat obsah dokumentů typu SOP, aby odpověděl další navazující otázku: Co se stane, jestliže nebude daná role realizovat tuto činnost? Jaké další činnosti budou nespoluprací ohroženy? Jaké další produkty díky tomu nevzniknou?
• Typický DMS systém konkurence není schopen pomoci s vynucením dodržování zásad, pravidel, definic závazných pracovních postupů apod. formulovaných v evidovaných dokumentech.

Například vyroba léčiv a potravních doplňků je těžká. Regulativních opatření je mnoho. Do budoucna lze předpokládat navýšení tlaku na řízení kvality chodu takové společnosti. To vyúsťuje v nárůst povinností na formalizaci pracovních postupů v mnoha situacích, které se v neřízených společnostech řeší intuitivně. S tím souvisí i další nevýhoda tradičních DMS systémů konkurence:

• Neumožňují snižovat závislost organizaci na klíčových pracovnících, kteří jsou nositeli know-how. Zapracování nových pracovníků trvá dlouho a v nejjednodušším případě spočívá v nastudování všech norem, předpisů, směrnic, SOP apod., které by měly popisovat aktuální představu společnosti o ideálním výkonu jeho pracovní pozice. To je pro nastupujícího pracovníka těžké. DMS systém pracovníka nevede.

Jak tyto nevýhody eliminuje naše řešení

Příprava relevantních podkladů

Například GAMP v oblasti výroby léčiv je metodika, která sice obecně, přesto velmi prakticky, říká, jak postupovat v určitých situacích. Jestliže uživatel vytváří dokument určitého typu, může mu systém připravit souhrn týkající se dané problematiky. Naše řešení umožňuje tyto zásady formulovat, kategorizovat a aktualizovat tak, aby bylo možné vytvářet jednak vlastní firemní zásady a také zapracovávat nové verze GAMP (6., 7. …).

Díky tomu, že pracovník má při psaní nového dokumentu před sebou aktuální doporučení, pokyny, zásady, apod. týkající se dané problematiky, je vytvoření nového dokumentu snazší.

Využití formulářů

Jestliže uživatel potřebuje vytvořit dokument obsahující například SOP, nevytváří je v textovém editoru, ale ve formulářích, které mu umožní vkládat strukturovaná data o jednotlivých činnostech. Formuláře vedou uživatele tak, aby popsal všechny potřebné aspekty, které při vytváření SOP zohledňuje intuitivně. Vytváření dokumentu je tedy snazší. Zadaná data je pak možné vizualizovat dvěma způsoby:

• Pomocí uzlového grafu, který umožňuje mnoho služeb (filtrování, drill down, drill up, MS Excel styl podmíněného formátování (vizualizace řízená hodnotou publikovaného data) apod. Díky tomu je vidět, která role činnost vykonává, jaká je posloupnost činností v rámci procesu, kdo výsledek činnosti obdrží, kdo činnost kontroluje, kdo zodpovídá za kvalitu, jak jsou definována měřítka výkonu a kvality. Jaká jsou kritéria pro hodnocení úspěšnosti apod.
• Jako normální textový dokument, který je tiskovou sestavou zadaných dat. Tam, kde uživatel potřebuje používat formátovaná data (obrázky, nadpisy apod., je k dispozici textový editor. Výsledný formát reportu je libovolný (MS Word, MS Excel, RTF, pdf, html apod.).

Tento způsob vytváření dokumentů týkajících se pracovních náplní, spolupráce, SOP apod. je mnohem snazší, protože uživatel pouze vyplňuje formuláře vybavené nápovědou pro jednotlivé kolonky.

Takto zadaná data lze vizualizovat ve formě grafů a následně analyzovat. Díky tomu je snadné formulovat rozhodnutí, která jsou podložená znalostí aktuální situace a jsou tedy kvalitnější.

Definice a využití workflow

Jestliže pracovníci na poradě dospějí k novému závěru o tom, jak postupovat v určité situaci, je snadné v systému, který vizualizuje činnosti ve firmě pomocí grafu, najít aktuální znění této činnosti a tu změnit. Díky tomu se může automaticky vygenerovat úkol pro dotčené pracovníky, že mají potvrdit toto nové znění.

Ovšem zavedením nové směrnice není řešeno její dodržování. Opakující se kontrola provádění může být frustrující a pracná.

Řešením je podpora aktualizovaného procesu pomocí IT systému typicky workflow.

Pracovní postup pak uživatele v dané situaci vede a nutí jej vyplňovat povinné kolonky formulářů, automaticky jim zasílá avíza o nesplněných úkolech, může neplnění eskalovat k nadřízeným apod.