Služební cesty

Efektivní schvalování, vykázání a vyúčtování zahraničních služebních cest. Řešení vychází z aktuálních českých právních předpisů (Zákoník práce č. 262/2006 Sb., zejména část VII, § 151 - § 190) a z praktických zkušeností konkrétních firem.

Proč koupit?

Podpora založení žádosti o služební cestu

Workflow engine Orgnes umožňuje cestujícímu či jeho asistentce vytvořit žádost o služební cestu. Maximum možných údajů je vždy předvyplněno tak, aby zadání bylo co nejjednodušší.

Žádost obsahuje mimo jiné údaje o cestujícím, jednotlivých etapách cesty, návrhu rozpuštění budoucích výdajů na realizaci služební cesty, údaje o vyžádaných zálohách a údaje o potřebě zajistit rezervace.

Workflow engine Orgnes provádí automaticky:

• Kontrolu včasného zadávání žádosti (odeslání upozornění nadřízenému).
• Upozornění pracovníka služeb na možnou potřebu provést rezervaci (bude-li cesta schválena).
• Kontrolu nároku cestujícího na vyplacení vyžádaných záloh (eskalace schválení v případě překročení).
• Kontrolu nároku na kvalitu rezervované dopravy a ubytování dle individuálně nastavitelné úrovně cestujícího.
• Generování cestovních dní.
• Nalezení pracovníků, kteří by měli schválit danou cestu.

Založení žádanky končí odsouhlasením správnosti zadaných údajů cestujícím. Dalším krokem je její schválení vybranými schvalovateli.

Údaje služební cesty je možné vytisknout.

Schvalování žádosti

Schvalovací postupy žádostí o služební cestu lze snadno nastavit dle specifických potřeb zákazníka.

Workflow engine Orgnes umožňuje schvalovat najednou nebo postupně. Schvalování je spuštěno cestujícím, který odsouhlasí, že je žádanka v pořádku. Tím se zároveň žádanka zamkne a některé změny již není možné provádět. Jestliže je přesto potřeba žádanku změnit, je třeba ji znovu odemknout. Tím dojde k odstranění vyjádření jednotlivých schvalovatelů a celý proces schválení je nutné provést znovu.

Výběr schvalovatelů je možné nastavit jakkoli. Nejčastěji se používají tyto způsoby:

• určení schvalovatelů dle hierarchické organizační struktury
• určení schvalovatelů dle nákladových středisek
• určení schvalovatelů dle vybraných projektů
• určení schvalovatelů na základě splnění nějaké podmínky (vyžádané zálohy jsou n násobkem zákonem stanovené částky, cestující žádá business class, apod.

Vlastní schválení probíhá tak, jak je vidět na obrázku. Uživatel po obdržení emailového avíza klikne na odkaz a zobrazí se mu formulář, ve kterém má předepsanou svoji informační práci. V případě schválení to znamená vybrat jednu ze tří možností (neví se, souhlasím, nesouhlasím). V případě nesouhlasu může být schvalovatel vybídnut k zapsání důvodu. Podpis schvalovatele se vkládá jediným tlačítkem. Schvalující uživatel nemusí být ten, který byl vybídnut, a to z důvodu možného nastavení zastupování.

Více informací o definování pracovních postupů lze nalézt zde.

Zpracování schválené žádosti

Workflow engine Orgnes umožňuje se schválenou žádostí o služební cestu provést dále toto:

• Pracovním postupem určený pracovník provede rezervaci požadovanou cestujícím.
• Pracovním postupem určená pokladní se pokusí vyplatit schválené částky v dostupných měnách pomocí importovaných údajů o evidovaných pokladnách. Systém automaticky každý den stahuje denní kurzy ČNB a umožňuje konverzi částek. Záznamy o skutečně vyplacených částkách je možné exportovat do používaného účetního programu.

Vyúčtování služební cesty

Po návratu ze služební cesty cestující pořídí údaje o jednotlivých výdajích a také upřesní původní odhad rozpuštění nákladů. Lze globálně nastavit rozpuštění pro jednotlivé etapy služební cesty. Je-li to potřebné, lze pro jednotlivé platební doklady stanovit odlišný způsob rozpuštění nákladů.

Všechny náklady jsou následně rozděleny na celkové částky odpovídající jednotlivých projektům či střediskům tak, aby každý vedoucí - schvalující věděl, jakou konkrétní sumární částku schvaluje.

Vyúčtování služebních cest v sobě zahrnuje:

• vyúčtování záloh,
• vratky,
• vyúčtování stravného,
• vyúčtování kapesného,
• vyúčtování ubytování,
• vyúčtování dopravy,
• vyúčtování ostatních výdajů dle stvrzenek,
• vyúčtování cizoměnových konverzí,
• vyúčtování dle nákladových středisek,
• korunovou bilanci,
• bilanci jednotlivých použitých měn a
• export do účetního systému.

Schválení vyúčtování služební cesty

Výsledné vyúčtování je možné opět schválit. Pracovní postup je aktuálně nastaven tak, aby bylo vyúčtování schvalováno:

• vedoucími středisek,
• vedoucími projektů,
• nadřízeným pracovníkem,
• dalšími nařízenými dosazenými eskalací dle podpisového oprávnění při překročení plánovaných výdajů,
• apod.

Poslední slovo má pokladní, která na základě návrhu vyrovnání vzešlého z bilance měn vyplatí či obdrží od cestujícího odpovídající částky.

Export účetních údajů

Aby workflow engine Orgnes mohl správně vytvářet exporty, je nutné do něj množství údajů importovat.

Jedná se především o tyto údaje:

• aktivity,
• projekty,
• kurzy,
• střediska,
• pokladny,
• typy nákladů.

Na základě toho systém vytváří tyto exporty:

• exporty vyplacených záloh,
• exporty vypořádání vratek,
• export bilance jednotlivých měn.