Publikováno 15. 12. 2015

Firemní operativa - podnikové worfklow

Firemní operativa je balík workflow (pracovních postupů), které se vyskytují v každé větší organizaci. Všechny pracovní postupy jsou vytvořeny pouhým nastavením workflow engine Orgnes. Každý pracovní postup je připraven pro bezešvé napojení na firemní ERP sytém zákazníka.

Obsažené pracovní postupy:

• Schvalování služebních cest a jejich vyúčtování.
• Řízení IT komunikace.
• Výkazy práce - evidence provedených úkonů, výpočet odpracovaných hodin, schvalování.
• Vedení knihy jízd, správa vozového parku, schvalování.
• Řízení nákupu, schvalování. Centralizace nákupu. Schválení proplacení faktur dodavateli. Jednorázové i opakující se platby.
• Vykazování výdajů, schvalování. Evidence výdajů, které mají být proplaceny společností a schválení tohoto proplacení.
• Řízení projektů.
• Stravenky, diety - evidence podkladů pro výpočet, schválení.
• Správa smluv – evidence smluv, schvalování, správa smluvních povinností, připomínání.
• Zpracování odchylky - pracovní postup o zpracování jakékoli ochylky skutečnosti od očekávaného průběhu. Přijetí nápravných opatření.

Princip

Princip těchto pracovních postupů si je velmi podobný. Uživatel vždy nejprve vyplňuje základní údaje, typicky jakousi žádanku. Tato žádanka pak prochází jedním či více etapami schválení. Její životní cyklus končí vyjádřením posledního schvalovatele, zápisem údajů o realizaci (nákup požadované věci, vycestování na služební cestu, apod.) a spuštěním exportu údajů mající účetní aspekt. Škála řešení je široka. Na jedné straně je jednoduché schválení žádanky o dovolenou, vydání platební karty. Na druhé straně pak komplexní řešení agendy služebních cest obsahující cca 30 druhů informačních prací(typů úkolů) prováděných uživateli 7 rolí s návazností na cca 20 externích číselníků. Nejdůležitějším aspektem firemní operativy z hlediska konečného uživatele je to, že všechny její pracovní postupy jsou realizovány pouhým nastavením workflow engin Orgnes. Je tedy možné toto řešení kdykoli za běhu přímo změnit.

Okamžitý přehled o celkové situaci

Každý pracovník má přehled o tom, kolik jakých úkolů jej čeká. Zda jsou to úkoly, které patří pouze jemu, nebo se jedná o úkol, který může splnit více uživatelů, nebo se jedná o úkol uživatele, kterého zastupuje. Ví, zda se s danou žádakou již seznámil, nebo zda v ní nastala nějaká změna, o které ještě neví.

Přehled o stavu konkrétního pracovního postupu (log událostí pracovního postupu)

Je snadné zjistit, kdo u konkrétního pracovního postupu svůj úkol již splnil a kdo nikoli. Je také možné zjistit, kdy a komu a v souvislosti s jakou událostí bylo aplikací odesláno jaké avízo (email obsahující report s údaji z aplikace).

Provedení úkolu dle aktuálního předpisu

Ve workflow engine Orgnes je každý pracovní postup rozdělen na sadu úkolů, které znamenají buď nějaký formulář otevřít (uživatel shlédl aktuální stav pracovního postupu) nebo jej uložit. Pravidla nastavení systému se starají o všechno ostatní (jaké kolonky má formulář obsahovat, jak mají být správně vyplněny, aby mohl být formulář uložen). Jedna z typických vlastností systému je to, že většina formulářů je vyplňována v režimu průvodců. Průvodce se stará o to, aby uživatel před sebou viděl vždy pouze ty kolonky, které odpovídají danému logickému konextu odvozeného z dat vyplněných již dříve. Uživatel tedy před sebou vidí vždy nejmenší možné množství kolonek.

Jednotné uživatelské prostředí - workflow engine Orgnes ve zkratce

Získání přehledu

Každý uživatel workflow engine Orgnes dostane informační pracoviště. To, s jakými daty informační pracoviště umožňuje pracovat, je dáno analýzou. Informační pracoviště může vypadat například takto:

Informační pracoviště je podobné tomu, co uživatelé mohou znát například z programu MS Outlook.

Vlevo jsou složky. Složky jsou dvojího typu:

• Složky hledající příspěvky, kde má uživatel nějakým způsobem přidělený úkol.
• Složky hledající příspěvky, aby uživatel mohl snadno zjistit vše, co potřebuje pro nejkvalitnější rozhodování při práci.

Úkoly mohou být přiděleny trojím způsobem:

• červeně – úkoly přímo pro daného uživatele
• modře – skupinový úkol. Může provést kdokoli, kdo je nalezen dotazem, definujícím skupinu.
• zeleně – úkol přidělený díky zástupu. Jestliže aktuální uživatel zastupuje v nějaké oblasti jiného uživatele, jsou mu přidělovány v této oblasti úkoly zastupovaného.

Složky jsou přidělovány konkrétním uživatelům pomocí jejich rolí a členství v týmech.

U složek hledajících úkoly jsou čísla, která mají tento význam:

• Celkový počet příspěvků
• Počet nepřečtených příspěvků
• Počet příspěvků s úkolem

Díky tomu uživatel ihned po spuštění má přehled o tom, kolik a jaké práce ho čeká.

Analýza obsahu složek

Složky je možné publikovat jako:

• Tabulku zobrazující potřebné sloupce vhodně setříděnou. Může obsahovat sloupce, jejichž hodnota se vypočítává. Může rozdělovat řádky do skupin a provádět výpočty pro tyto skupiny řádků.
• Pomocí hierarchické tabulky.
• Pomocí kalendáře.
• Pomocí grafu.

Práce s příspěvkem

Konkrétní příspěvek je možné otevřít dvojklikem. V takovém případě se otevírá na implicitním formuláři nebo na tom formuláři, kde má aktuální uživatel předepsán předpisem pracovního postupu úkol.

Stav pracovního postupu je možné zobrazit takto:

Formulářů může být u příspěvku více. Formuláře mohou obsahovat tabulky, pracovat s daty všemi způsoby, které vás napadnou.

Přizpůsobitelnost

Všechno, co vytváří informační pracoviště, je definovatelné.

Jestliže uživatel má dostatek práv, může si otevřít předpis příspěvku, tzv. šablonu a ihned provádět změny nastavení.